Cómo evitar que potenciales clientes envíen tus correos a la papelera

¿Te has puesto a pensar en cuántos correos mandas cada mes tratando de concretar una reunión? ¿Sabes cuántas de las personas con las que te comunicas leen realmente lo que les estás proponiendo? Muchas veces los destinatarios de correo borran su bandeja de entrada sin siquiera leer el contenido de las comunicaciones que reciben; otros abren sus correos, pero los desechan luego de ver la primera o segunda línea ¡Que no te pase!

1. Lo primero que tienes que saber es que no existe una fórmula estándar para redactar un correo. No todas las personas son iguales ni tienen las mismas necesidades. Por eso, antes de ponerte a escribir estudia a la persona a la que te vas a dirigir y busca toda la información posible sobre la empresa a la que pertenece. De esta manera, sabrás por donde partir atrayendo su atención mediante uno o más datos relacionados con sus intereses. Por ejemplo, si vas a escribirle al encargado de riesgos de una empresa, coméntale algo relacionado con su experiencia laboral o sus estudios, para que note que tu correo no es un “spam”.

2.  Busca el equilibrio entre lo coloquial y lo formal. Si le escribes al “señor Molina”, de inmediato pones una barrera entre ambos. Lo mejor, es usar el nombre de pila conservando la cuota justa de respeto. Ejemplo: Hola, Carlos: te escribo porque….

3.  Como ya estudiaste a tu cliente antes de escribirle, ya tienes identificadas sus necesidades. Por lo tanto, puedes captar su interés proponiendo una solución a uno o más de los problemas que crees que tu producto o servicio puede resolver. Es decir, si sabes que los costos de la energía son los que generan mayor impacto en su negocio, háblale de la eficiencia energética y entrégale cifras atractivas de ahorro para mostrarle que tu solución puede ayudarle a disminuir sus costos.

4.  Háblale de tu trayectoria, pero evita el narcisismo. Cuéntale de tus logros en la medida justa, sin parecer petulante y siempre relacionando tu experiencia con algo que a tu cliente pueda serle útil. Por ejemplo, si hiciste una investigación que permitió disminuir los riesgos ante desastres naturales, cuéntale sobre esos resultados y hazle ver a tu potencial cliente lo perjudicial que podría ser no estudiar el terreno en el que va a instalar una casa o edificio.

5.  Pregunta cuándo podrían tener una reunión para que puedas conocer en detalle sus necesidades, fijando un plazo corto para ello. Ejemplo: ¿Es posible que nos reunamos durante la próxima semana, para conversar sobre…? ¿Tendrás media hora disponible en los próximos días para hablar de…?

6.  Recuérdale a tu potencial cliente que estás siempre disponible para resolver sus dudas y atenderlo en lo que requiera. Déjale tu número de teléfono directo para que sepa que tiene acceso directo a ti y que no tendrá que perder tiempo comunicándose con una central telefónica.

7.  Finalmente, despídete cordialmente, quedando atento a su respuesta y, luego, espera un par de días antes de retomar la comunicación con él. Dale seguimiento, pero sin ser demasiado insistente. Recuerda que nunca los extremos son buenos. El equilibrio es el secreto del éxito.

Por Fabiola Romo

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